INTRODUZIONE
La protezione dei dati personali trattati all’interno del Consorzio di Bonifica della Romagna Occidentale è un impegno di fondamentale importanza. Il Regolamento (UE) 2016/679 “Regolamento in materia di protezione dei dati personali” (RGPD, in inglese GDPR, “General Data Protection Regulation”) ha fornito l’opportunità per adeguare ulteriormente le attività svolte nel Consorzio ai principi di trasparenza e tutela dei dati personali, nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali di tutti gli interessati, siano essi dipendenti, collaboratori, contribuenti, utenti o fornitori. Il Consorzio ha così implementato un “modello organizzativo privacy” (MOP) che qui si descrive nelle sue linee generali, finalizzato ad analizzare tutti i trattamenti di dati, organizzarli in modo funzionale e gestirli in sicurezza e trasparenza. In questa sezione del sito si riportano inoltre le informazioni sui diritti dell’interessato e le modalità di esercizio nei confronti del Titolare.
INDICE
1 – MODELLO ORGANIZZATIVO PRIVACY GDPR
1.1 – SOGGETTI
1.2 – ANALISI DEL RISCHIO E MISURE PER PREVENIRE I RISCHI PRIVACY
2 – TRASPARENZA E DIRITTI DELL’INTERESSATO
2.1 – DIRITTI IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
2.2 – ESERCIZIO DEI DIRITTI
2.3 – MODULISTICA
TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del trattamento è:
CONSORZIO DI BONIFICA DELLA ROMAGNA OCCIDENTALE (C.f. 91017690396),
con sede in piazza Savonarola 5, 48022 Lugo (RA) – tel. 0545/909511
e-mail: consorzio@romagnaoccidentale.it – pec: romagnaoccidentale@pec.it
Le informazioni sono rese anche ai sensi dell’art. 7 del D.Lgs. 70/03 “Attuazione della direttiva 2000/31/CE relativa a taluni aspetti giuridici dei servizi della società dell’informazione nel mercato interno, con particolare riferimento al commercio elettronico”.
RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI (DPO)
Il Titolare ha provveduto alla nomina di un Responsabile per la protezione dei dati personali (RPD, o in inglese DPO “Data Protection Officer”) ai sensi degli artt. 37 e ss., ravvisando l’obbligo di nomina di cui all’art. 37, par. 1, lett. a) del Regolamento (“trattamento effettuato da un’autorità pubblica o da un organismo pubblico, eccettuate le autorità giurisdizionali quando esercitano le loro funzioni giurisdizionali”), che agisce in sinergia con il Referente interno e le altre funzioni preposte alla gestione degli adempimenti in materia di protezione dei dati personali. Tali figure dispongono di competenza giuridiche, organizzative ed informatiche necessarie ad assicurare un trattamento conforme alle disposizioni del Regolamento. Il DPO potrà essere contattato per qualsiasi esigenza correlata al trattamento dei dati personali, per il tramite dei dati di contatto indicati in ogni informativa sul trattamento.
INCARICATI DEL TRATTAMENTO
Il MOP prevede che ciascun dipendente/collaboratore del Titolare tratti solamente i dati indispensabili per svolgere le proprie mansioni, in funzione dell’organizzazione interna e soprattutto delle finalità di volta in volte perseguite dal Titolare (principio cd. di “limitazione della finalità e minimizzazione dei dati”, art. 5, par. 1, lett. b) e c) del Regolamento). Pertanto è stata predisposta una segmentazione dei trattamenti, per aree omogenee di “Incaricati del trattamento”, vincolandolo i dipendenti/collaboratori preposti a ciascuna area ad un ambito specifico di trattamento. A tal fine, “by design”, anche il sistema informativo è costituito a “compartimenti stagni”. Il dipendente/collaboratore potrà accedere dalla propria postazione informatica solo ai dati indispensabili per svolgere le proprie mansioni e gli altri compiti assegnati. La designazione alle specifiche aree di trattamento avviene per il tramite del Registro delle attività di Trattamento, documento interno che individua puntualmente l’ambito di trattamento e conferisce l’autorizzazione in merito agli addetti preposti all’area medesima. Ciascun collaboratore è stato pertanto in tal senso autorizzato in qualità di “incaricato al trattamento”, mediante specifico atto di incarico, che fornisce le istruzioni sul trattamento e vincola lo stesso alla segretezza in merito ai dati trattati.
Il dipendente/collaboratore ha altresì ricevuto un regolamento interno sull’uso degli strumenti informatici e delle regole di condotta, anche etiche, su tutte le informazioni alle quali accede in virtù della sua specifica mansione.
Per garantire in maniera efficace l’adeguamento ai principi in materia di trattamento dei dati personali, il Titolare eroga frequentemente corsi di formazione ed aggiornamento in materia ai propri dipendenti/collaboratori che, in virtù delle proprie mansioni, svolgono trattamenti di dati personali.
AMMINISTRATORI DI SISTEMA (INTERNI ED ESTERNI)
Il Titolare utilizza sistemi informatici evoluti per gestire e organizzare le proprie attività ed i propri servizi. Per tale ragione, da sempre, l’attenzione alla costruzione dei software e l’utilizzo e sicurezza dei dati sono alla base dell’attività prevalente del Titolare. I soggetti con privilegi di “amministratore” interni al Consorzio sono specificatamente nominati e formati, in ossequio alle prescrizioni in materia dell’Autorità Garante in materia (Provvedimento di data 27 novembre 2008 – G.U. n. 300 del 24 dicembre 2008 e s.m.i.). Anche le Società esterne specializzate che accedono a dati consortili sono specificatamente nominate Responsabili Esterni con funzione di Amministratori di Sistema Esterni ai sensi dell’art. 28 del Reg. (UE) 2016/679 e del citato Provvedimento in materia.
I fornitori di Servizi informatici esterni sono scelti con particolare attenzione alla professionalità non solo tecnica ma anche del rispetto e della protezione dei dati, privilegiando società certificate ISO 27001.
RESPONSABILI ESTERNI DEL TRATTAMENTO (art. 28 Reg.679/16)
In linea di principio il Titolare gestisce internamente quasi tutte le attività di trattamento. I casi di affidamento in outsourcing a terzi di alcune attività che implicano un trattamento di dati per conto del Consorzio sono opportunamente indicati nel Registro delle attività di trattamento e segnalate all’interno delle singole informative. In questi casi il rapporto tra Titolare e Responsabile è disciplinato con contratto di nomina a “Responsabile Esterno del Trattamento” ai sensi dell’art. 28, paragrafo 3 del Regolamento.
L’elenco dei responsabili del trattamento è disponibile presso il Titolare del trattamento.
Secondo il principio generale di “accountability” (responsabilizzazione) spetta al Titolare implementare una serie di misure – organizzative, fisiche, giuridiche, tecniche ed informatiche – volte a prevenire il rischio di violazione dei diritti e delle libertà personali degli interessati. Per raggiungere questo obiettivo viene effettuata una costante analisi dei rischi, in funzione dei trattamenti, degli strumenti utilizzati, della tipologia e della mole di dati trattati.
REGISTRO DELLE ATTIVITÀ DI TRATTAMENTO (art. 30 par. 1 Reg. UE 2016/679) E ANALISI DELL’IMPATTO
Il MODELLO ORGANIZZATIVO PRIVACY (MOP) prevede un’attenta e costante analisi dei rischi per il trattamento dei dati personali, individuati per ciascuna attività o Servizio erogato attraverso il Registro delle attività di trattamento ai sensi dell’articolo 30, paragrafo 1, Regolamento.
Il Registro delle attività di trattamenti del MOP è uno strumento operativo che contiene elementi ulteriori rispetto a quelli previsti dall’articolo 30, in quanto consente di effettuare una prima analisi dei rischi per i diritti e la libertà degli interessati, collegate a ciascun trattamento (cd. PRE DPIA).
Sulla base delle analisi preliminari, il Titolare è in grado di individuare i trattamenti che possono presentare potenziali rischi elevati per i diritti e le libertà degli interessati. Nei casi in cui ne siano individuati i presupposti, il Titolare procede ad effettuare la Valutazione di impatto sul trattamento (DPIA – Data Processing Impact Assessment) ai sensi dell’articolo 35 del Regolamento.
L’analisi su rischi informatici e sulle infrastrutture hardware e software consortili e sulle misure informatiche di adeguamento è stata realizzata sia dai nostri Amministratori di Sistema con appositi tool e check list (es. circolare Agid 2/2017, Linee Guida ENISA) sia da un’azienda esterna specializzata, che periodicamente effettua attività di auditing sugli aspetti di sicurezza. Gli esiti dell’indagine hanno permesso ai nostri tecnici di migliorare ulteriormente le misure di protezione dai cyber attacchi e dalle minacce informatiche, secondo il livello di rischio per i diritti e le libertà degli interessati.
Le misure – organizzative, fisiche, giuridiche, tecniche ed informatiche – programmate ed attuate per abbattere i rischi “privacy” sui diritti e sulle libertà dell’interessato e sui trattamenti di dati sono illustrate nell’apposita sezione del “registro delle attività di trattamento” e nei relativi documenti allegati.
Il Titolare, anche in questa sede, ritiene fondamentale informare gli interessati dell’esistenza di alcuni diritti in materia di protezione dei dati personali, di seguito elencati. Trattasi, in particolare, dei diritti di cui agli articoli 15-22 del Regolamento, nei limiti alle condizioni dallo stesso stabiliti.
- Diritto di ESSERE INFORMATO (trasparenza nel trattamento dei dati – art. 12)
L’interessato ha diritto di essere informato su come il Titolare tratta i Suoi dati personali, per quali finalità e sulle base delle altre informazioni previste dall’art. 13 del Reg. (UE) 2016/679. A tale fine, il Titolare ha predisposto dei processi organizzativi che permettono, all’atto di acquisizione o richiesta dei dati personali il rilascio di un modello di Informativa creato “ad hoc” a seconda della “categoria di interessati” a cui l’interessato stesso appartiene (dipendente, consorziato, fornitore ecc.). Questo documento permette di informare adeguatamente tutti i soggetti cui i dati si riferiscono su come venga effettuato il trattamento da parte del Titolare. Il modello di informativa potrà essere richiesto con apposita domanda a quest’ultimo. In ogni caso il DPO è a sua disposizione per ogni ulteriore spiegazione sul contenuto e sulle modalità di esercizio di tale diritto. - Diritto di revoca del consenso (art. 7, paragrafo 3)
L’interessato ha il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento per tutti quei trattamenti il cui presupposto di legittimità è una Sua manifestazione di consenso. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento precedente. - Diritto di accesso ai dati (art. 15)
L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni: a) le finalità del trattamento; b) le categorie di dati personali in questione; c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; e) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento; f) il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo; g) qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; h) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.
L’interessato ha il diritto di richiedere una copia dei dati personali oggetto di trattamento. Il diritto di ottenere una copia non deve ledere i diritti e le libertà altrui. - Diritto di rettifica (art. 16)
L’interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza giustificato ritardo nonché, tenendo conto delle finalità del trattamento, di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa. - Diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”) (art. 17)
L’interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza giustificato ritardo e il Titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza giustificato ritardo i dati personali: se i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati, se l’interessato revoca il consenso, se non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento di profilazione, se i dati sono stati trattati illecitamente, se vi è un obbligo legale di cancellarli; se i dati sono relativi a servizi web resi a minori senza il relativo consenso. La cancellazione può avvenire salvo che sia prevalente il diritto alla libertà di espressione e di informazione, che siano conservati per l’adempimento di un obbligo di legge o per l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse oppure nell’esercizio di pubblici poteri, per motivi di interesse pubblico nel settore della sanità, a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. - Diritto di limitazione del trattamento (art. 18)
L’interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la limitazione del trattamento: quando ha contestato l’esattezza dei dati personali (per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali), se il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo, se sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, mentre al Titolare non sono più necessari, se l’interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’art. 21 par. 1, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato. - Diritto alla portabilità (art. 20)
L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che la riguardano forniti al Titolare del trattamento ed ha il diritto di trasmetterli a un altro Titolare senza impedimenti da parte del titolare cui li ha forniti qualora il trattamento sia basato sul consenso o su di un contratto e se il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati e sia tecnicamente fattibile. L’esercizio del diritto di portabilità dei dati lascia impregiudicato il diritto alla portabilità dei dati, salvo che il trattamento sia necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare del trattamento. - Diritto di rivolgersi all’autorità Garante per la protezione dei dati personali (art. 77).
Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, l’interessato che ritenga che il trattamento che lo riguarda violi il regolamento in materia di protezione dei dati personali, ha il diritto di proporre reclamo ad un’autorità di controllo, segnatamente nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione.
Per l’esercizio effettivo dei Suoi diritti può chiedere informazioni al Titolare o al DPO, mediante i dati di contatto indicati, mediante la compilazione del Modello per l’esercizio dei diritti disponibile nel successivo paragrafo.
Si riporta di seguito una bozza di documento da compilare per l’esercizio concreto dei diritti dell’interessato. Il modulo potrà essere così inviato al Titolare, agli indirizzi sopra riportati, ai sensi della normativa vigente
MODELLO esercizio diritti in materia di protezione dei dati personali
